Auditierungen (Audits) von Automobil-Handels­betrieben in Zeiten von COVID-19.
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Auditierungen (Audits) von Automobil-Handels­betrieben in Zeiten von COVID-19.

Wie können Auditierungen stattfinden, wenn allgemeine Ausgangs- und Reisebeschränkungen gelten?
Damit auch während der Corona-Zeit die Bewertung von Prozessen, Strukturen und Richtlinien an den geforderten Standards in Unternehmen und deren Umfeld weiter durchgeführt werden kann, musste in kurzer Zeit eine Umsetzung ohne Präsenz des Auditors vor Ort entwickelt werden.
Hier konnte die Munich Consulting Group dank der heutigen digitalen Möglichkeiten neue Formate erarbeiten und somit eine Begehung vor Ort vollständig durch digitale Audits ersetzen. Eine gute Vorabkommunikation mit den zu besuchenden Handelsbetrieben sowie eine strukturierte Vorbereitung ermöglichten es, den Prozess ganzheitlich zu digitalisieren.

Flexibilität durch Digitalisierung

Die Munich Consulting Group verfügt über ein deutschlandweites, hoch-qualifiziertes Auditoren-Team, das durch seine langjährige Erfahrung diese Herausforderung innerhalb kürzester Zeit erfolgreich meisterte. Durch unsere bestehende digitale Vernetzung und dem Einsatz zahlreicher Tools konnte eine Durchführung der Audits in Remote während des gesamten Lockdowns realisiert werden.
Bei den Audits zu den Themen „Effizienz und Nachhaltigkeit durch professionelles Umweltmanagement“ sowie „Customer Return – Verschrottungsprozess im Handel“ im Automobil-Handel wurde der Prozess dem eines Vor-Ort-Besuches angeglichen.
Hierzu zählt die Durchsprache der Prozesse nach Richtlinien und die gemeinsame Durchsicht der zum Prozess gehörenden Dokumentationen, die Prüfung von Belegen sowie eine gemeinsame Begehung des Geländes – Schritte, die für die Ausführung der Prozesse essenziell sind.

Der Remote-Audit-Prozess

Durch die Umstellung auf Remote wird die Durchsprache und die gemeinsame Durchsicht der Dokumentation nun via Videocall durchgeführt. Ist dies nicht möglich, werden die Dokumente via E-Mail an den Auditor gesendet und entsprechend telefonisch besprochen. Die stichprobenartige Prüfung der Belege erfolgt ebenfalls per E-Mail. Die Begehung des Geländes wird durch Zusenden von Fotos an den Auditor ersetzt. Hierbei legt der Auditor vorab fest, welche spezifischen Fotos benötigt werden um die Prüfung durchzuführen.
Insgesamt erfolgte die Umstellung von Präsenz auf Remote Audits reibungslos und wurde von den Handelsbetrieben in dieser außergewöhnlichen Zeit sehr begrüßt und positiv bewertet.
Wir haben gesehen, dass durch eine Krise wie diese neuen Wege getestet, flexibel umgesetzt und angenommen werden können. Und dies mit großem Erfolg.

Hybridlösung für die Zukunft

Was können wir aus dieser besonderen Zeit lernen und auch in Zukunft umsetzen?
Reisen und Präsenztermine lassen sich durch neue Prozesse verringern, wodurch ein positiver Beitrag zu den Umweltzielen geleistet wird und Ressourcen nachhaltig geschont werden können.
Auch wenn Audits wieder in gewohnter Weise stattfinden können, konnten wir aus dieser Phase lernen, dass gewohnte Prozesse auf neuen Wegen durchgeführt werden können und in Zukunft eine Hybridlösung auch für Audits denkbar und umsetzbar ist.

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